Si hace tan solo 20 años nos hubieran dicho que, pese a estar dos meses confinados en casa, estaríamos viendo “virtualmente” de manera constante a nuestros compañeros de trabajo, amigos y familiares, nos parecería ciencia ficción.
Las nuevas tecnologías han venido para quedarse. Esta “nueva normalidad” que nos está tocando vivir va a cambiar, sin duda, muchas de las cosas que antes dábamos por inmodificables.
Entre ellas, el entorno laboral al que estábamos acostumbrados. Si habéis tenido la suerte de poder seguir trabajando durante el periodo de estado de alarma, seguramente hayáis comprobado que el número de videollamadas, webinars y formaciones online han aumentado considerablemente.
Rara es la organización que no esté preparada para el teletrabajo de sus empelados. Y no cabe duda de que esta nueva forma de trabajar sin tener que asistir a una oficina física, ha traído muchas cosas positivas.
Por ejemplo, la realización de muchas tareas de manera virtual que antes se presuponían solo posibles de una manera “física”.
Entre ellas las auditorías, y por los que nos aplica en GEN Europe de manera directa las auditorías energéticas y las auditorías internas de un Sistema de Gestión Energética.
Afortunadamente, durante estas semanas de confinamiento, nuestra carga de trabajo no ha disminuido un ápice debido a que estábamos acostumbrados al teletrabajo desde hace muchos años. Muchos de nuestros clientes están fuera de España, y trabajamos con ellos virtualmente la mayor parte del tiempo.
8 ventajas de las auditorías virtuales
Entre las tareas que hemos seguido desarrollando durante este periodo están las auditorías energéticas. Y en este post vamos a listar algunos de los beneficios que hemos detectado al tener que realizar estas auditorías de una manera diferente a la que veníamos realizando previamente:
01
Reducción de riesgos
La reducción de la exposición ante posibles contagios es el primero y el más importante, debido a la aparición del COVID-19.
Realizando gran parte de estas auditorías de manera “virtual”, aseguramos un menor tiempo de interacción de las personas con posibles nuevas fuentes de contagio.
02
Importancia de análisis previos
Esta forma de trabajar ayuda a mejorar al trabajo de análisis de documentación y consumos previo a las visitas, lo que hace que todo el equipo involucrado en la auditoría esté más preparado y las futuras visitas (si es que fueran necesarias) sean más productivas.
Anteriormente, el valor de esta fase pasaba más desapercibida, y en muchos casos la mayor parte de la información tenía que ser solicitada durante las visitas. Esto alargaba el periodo de ejecución de la auditoría completa, y además, se perdía el valor que tiene el hacer la visita de detección de oportunidades una vez se ha analizado de manera detallada toda la información existente.
03
Efectividad de las visitas
Por supuesto, sabemos que en muchas ocasiones será indispensable realizar algunas visitas físicas a las instalaciones para poder analizar in situ el funcionamiento de diferentes equipos o sistemas, pero estas serán mucho más efectivas debido a todo el trabajo previo realizado.
04
Reducción de desplazamientos
Esto ayuda a aumentar el tiempo efectivo de trabajo para una auditoría y, por supuesto, a reducir las emisiones de CO2 del transporte de estos trayectos.
No cabe duda de que, a partir de ahora el poder teletrabajar será sin duda unas de las consideraciones a analizar a la hora de elegir un trabajo nuevo, ya que ayuda sin duda a la conciliación familiar.
05
Reducción de costes
Puede ayudar a abaratar los presupuestos de algunas auditorías ya que no serán necesarias tantas visitas. Y no solo los costes de estos desplazamientos y sus dietas, sino el tiempo que estos trayectos implican y que muchas veces perdemos en coches, aeropuertos y estaciones.
06
Uso de herramientas en remoto
Para realizar estas auditorías “virtuales” muchas veces será necesario tener un acceso en remoto a diferentes sistemas documentales o sistemas de control como SCADAS. Actualmente existen muchas herramientas que nos permiten realizar estos accesos en remoto y son muy fáciles de utilizar y compartir.
Por nuestra experiencia previa, hemos podido comprobar como la implementación de estas herramientas, facilita el trabajo del día a día de muchos trabajadores, ya que les permite una mejor gestión de sus sistemas al poder acceder a ellos desde cualquier lugar.
07
Evitar sobrecargas de trabajo
Otro beneficio muy notorio, es que las comunicaciones pueden ser más escalonadas en el tiempo, no copando así días de trabajo completos, ni del auditor, ni del personal de la empresa auditada. ¿Cuántas veces os ha pasado que, tras un día de auditoría completo, luego os toca “echar alguna hora extra” para revisar/contestar correos y gestionar otras tareas del día a día?
Realizando estas auditorías “virtuales” se pueden programar durante un periodo determinado del día, en varios días consecutivos (o no) y así, no sobrecargar la mente con la misma tarea y poder gestionar otras cosas.
08
Mejora en la gestión de personal
Además, como este tipo de auditorías permiten que diferentes personas desde diferentes emplazamientos se conecten al mismo tiempo o a partes concretas, ayuda a tener equipos más multidisciplinares tanto por parte de los auditores como de los auditados. Esto ayuda también a optimizar los tiempos que perdemos en solicitar información a terceras personas y que muchas veces se convierten en un “teléfono escacharrado”.
Saca partido al RD 56/2016
Por todo ello, creemos que probablemente sea el momento para replantearnos los procesos de todas estas auditorías que antes dábamos por inamovibles.
A lo largo de este año 2020, la mayoría de grandes empresas del país están obligadas a repetir la auditoría energética para cumplir con el RD 56/2016. Actualmente muchas de estas empresas tienen prohibidas o limitadas las visitas a sus instalaciones de todas aquellas actividades que no sean esenciales.
El plazo para el registro de las auditorías se verá ampliado debido al periodo del estado de alarma, pero creemos que estas semanas atípicas que estamos viviendo son perfectas para comenzar con el proceso de recopilación de información y análisis de datos previos como hemos comentado anteriormente.
Así que, si este año os toca realizar algún proceso de auditoría energética o auditoría interna, os animamos a que comencéis con sus gestiones para que no sea un mero trámite, sino un proceso que realmente aporte valor a vuestra organización.
